Een maand in de praktijk

Wat doet uw PO of FG in een maand?

Van een bijgewerkt register tot een onafhankelijk toezichtadvies: hieronder ziet u per abonnement hoe een maand eruit kan zien. Zo kunt u de inzet vergelijken met wat uw organisatie nodig heeft.

Een voorbeeld, geen vaste maandelijkse checklist.

De voorbeelden gaan uit van een ingerichte samenwerking. Bij de start plannen we eerst de kennismaking, benodigde informatie en prioriteiten. Een nulmeting, jaarplan en jaarverslag krijgen een eigen plek in de planning; die worden niet allemaal iedere maand uitgevoerd.

Bij Start tellen de voorbeelden op tot vier uur. Bij de overige pakketten spreken we de capaciteit vooraf af. Complexiteit, beschikbare informatie en urgente vragen kunnen de verdeling veranderen.

Privacy-uitvoering

De PO helpt het werk uitvoeren.

De Privacy Officer werkt met uw team aan documenten, processen en praktische privacyvragen. Uw organisatie blijft verantwoordelijk voor besluiten en naleving.

PO Start

Voorbeeldverdeling · 4 uur

De basis staat. Deze maand verandert één verwerking en zijn er enkele korte privacyvragen.

1 uur
Register bijwerken
Eén afgesproken wijziging verwerken op basis van informatie van uw team.
1 uur
Gerichte documentreview
Een afgebakende wijziging in een privacytekst of werkafspraak beoordelen en aanpassen.
1 uur
Privacyvragen behandelen
Korte vragen bundelen en praktische antwoorden teruggeven.
1 uur
Afstemmen en opvolgen
Openstaande acties bespreken, verantwoordelijken vastleggen en de volgende maand plannen.

Na deze maand: Een bijgewerkt onderdeel van het register, een aangepaste tekst en een concrete actielijst.

Wat vraagt afstemming? Een volledige DPIA, een achterstallig register of een omvangrijk inzageverzoek past niet vanzelf in deze vier uur.

Bespreek een maandplanning voor PO Start →

PO Embedded

Voorbeeld · maandcapaciteit op maat

Uw team bereidt een nieuwe leverancier voor en werkt aan een DPIA.

Uitvoering
Leveranciersafspraken
De afgesproken verwerkersafspraken doornemen en open punten met de inkoper uitwerken.
Begeleiding
DPIA verder brengen
Eén afgesproken fase begeleiden, zoals het verzamelen van informatie of uitwerken van maatregelen.
Opvolging
Verzoeken en privacyvragen
Binnen de afgesproken capaciteit een lopend verzoek begeleiden en acties met uw team afstemmen.

Na deze maand: Uitgewerkte aandachtspunten voor de leverancier, voortgang in de DPIA en overzicht van lopende acties.

Wat vraagt afstemming? Aantal dossiers, complexiteit en beschikbare uren bepalen wat deze maand haalbaar is. Een complete DPIA of ieder nieuw verzoek is niet automatisch inbegrepen.

Bespreek een maandplanning voor PO Embedded →

Privacy Office

Voorbeeld · uitvoering op maat

Meerdere afdelingen hebben privacyacties. U wilt één planning en zicht op de voortgang.

Regie
Maandplanning uitvoeren
Afgesproken register-, beleids- en leveranciersacties over de betrokken afdelingen coördineren.
Bewustwording
Een gerichte teamsessie
Een afgesproken onderdeel van het bewustwordingsprogramma verzorgen, bijvoorbeeld veilig gegevens delen.
Overzicht
Voortgang inzichtelijk maken
Acties en knelpunten bijwerken in de afgesproken privacysoftware en met het management bespreken.

Na deze maand: Een bijgewerkte planning, uitgevoerde afdelingsacties en managementinformatie over wat nog aandacht vraagt.

Wat vraagt afstemming? Afdelingen, sessies, software en uitvoeringscapaciteit worden vooraf afgebakend. ‘Volledige uitvoering’ betekent geen onbeperkte inzet.

Bespreek een maandplanning voor Privacy Office →

Onafhankelijk privacytoezicht

De FG toetst, adviseert en volgt op.

De Functionaris Gegevensbescherming beoordeelt onafhankelijk hoe uw organisatie met persoonsgegevens omgaat. De organisatie voert maatregelen uit; de FG bewaakt de eigen onafhankelijke rol.

FG Start

Voorbeeldverdeling · 4 uur

Het toezicht is ingericht. Deze maand staat één afgebakend privacyonderwerp op de planning.

1 uur
Gericht toezicht
Een beperkte steekproef van aangeleverde stukken toetsen aan het gekozen aandachtspunt.
1 uur
Onafhankelijk advies
Bevindingen en aanbevelingen bij dat onderwerp vastleggen.
1 uur
Overleg
De bevindingen bespreken met het privacyaanspreekpunt of de directie.
1 uur
Opvolging vastleggen
Nagaan wat met eerdere adviezen is gedaan en de toezichtacties bijwerken.

Na deze maand: Een vastgelegd FG-advies, zicht op opvolging en een bijgewerkte toezichtplanning.

Wat vraagt afstemming? Een volledige nulmeting, jaarverslag, uitgebreide DPIA-beoordeling of intensief incident vraagt een eigen planning. De FG schrijft in dit voorbeeld niet zelf het beleid dat die vervolgens toetst.

Bespreek een maandplanning voor FG Start →

FG Plus

Voorbeeld · toezicht op maat

Er verandert een proces en het bestuur wil weten welke privacyrisico’s aandacht vragen.

Toetsing
Proceswijziging beoordelen
De afgesproken stukken beoordelen en onafhankelijk adviseren over risico’s en maatregelen.
Overleg
Voortgang bespreken
Met de verantwoordelijken bespreken hoe eerdere aanbevelingen zijn opgevolgd.
Rapportage
Bestuur informeren
De belangrijkste bevindingen, open risico’s en aanbevelingen rapporteren.

Na deze maand: Een onderbouwd advies over de wijziging en een bestuurlijk overzicht van privacy-aandachtspunten.

Wat vraagt afstemming? De maandinzet en diepgang worden vooraf afgesproken. De organisatie beslist over maatregelen en organiseert de uitvoering.

Bespreek een maandplanning voor FG Plus →

FG Complete

Voorbeeld · toezichtprogramma op maat

Uw organisatie heeft meerdere locaties of entiteiten en werkt met een gezamenlijk toezichtprogramma.

Onderzoek
Een gepland toezichtonderdeel
Bij een geselecteerde locatie of entiteit een afgebakend thema onderzoeken, bijvoorbeeld toegangsbeheer.
Vergelijking
Bevindingen samenbrengen
Terugkerende aandachtspunten en verschillen tussen de onderzochte onderdelen inzichtelijk maken.
Advies
Bestuur en opvolging
Onafhankelijk rapporteren en controleren hoe verantwoordelijken eerdere aanbevelingen oppakken.

Na deze maand: Een thematische toezichtrapportage met aanbevelingen per onderzocht onderdeel en gezamenlijke prioriteiten.

Wat vraagt afstemming? Niet iedere locatie wordt iedere maand onderzocht. Entiteiten, onderzoeksthema’s, frequentie en capaciteit staan in het afgesproken toezichtprogramma.

Bespreek een maandplanning voor FG Complete →

De afspraken achter het voorbeeld

Wat als de maand anders loopt?

Een urgente vraag

Een incident of dringend verzoek kan de geplande werkzaamheden verschuiven. We stemmen de prioriteit en benodigde inzet af. De voorbeeldverdeling is geen garantie dat elk incident binnen vier uur is afgehandeld.

Meer werk dan ruimte

Een volledige DPIA, uitgebreid onderzoek, grote inhaalslag of extra training kan aanvullende capaciteit vragen. Werk buiten de afgesproken inzet stemmen we apart af, inclusief de kosten.

Een passende planning

Werkzaamheden, uren, omvang van de organisatie en gewenste resultaten worden in uw voorstel vastgelegd. Deze voorbeelden voegen geen extra werkzaamheden of garanties aan het abonnement toe.

Vergelijk de abonnementen