Privacy Officer as a Service. Privacywerk dat niet blijft liggen.

PO Start omvat vier uur per maand voor documentatie en beleid, onderhoud van het verwerkingsregister en privacyvragen. Grotere dossiers en aanvullende werkzaamheden plannen en begroten we vooraf.

Uitvoerende ondersteuning binnen afgesproken uren en prioriteiten. DPIA’s, omvangrijke verzoeken, leveranciersbeoordelingen en trainingen kunnen extra inzet vragen. Uw organisatie blijft verantwoordelijk voor besluiten, benodigde toegang en interne uitvoering.

De samenwerking krijgt een vaste werkagenda. Startdatum, overleg en opvolging stemmen we af op uw prioriteiten, beschikbaarheid van collega’s en gekozen maandinzet.

Breng uw belangrijkste achterstanden, lopende projecten en huidige documenten mee. Benoem wie intern informatie kan aanleveren en besluiten neemt. Een onvolledig register is een bruikbaar vertrekpunt.

Privacy komt vaak terecht bij een kwaliteitsmedewerker, jurist of IT-verantwoordelijke met een volle agenda. De PO vult capaciteit aan. U kunt klein beginnen, bijvoorbeeld bij een verouderd register of onduidelijke leveranciersafspraken.

Een bestaand privacyteam kan een afgebakend deel van de werkvoorraad overdragen. We regelen het interne aanspreekpunt en de overdracht. Uw team hoeft dan niet bij iedere vraag opnieuw een externe partij in te werken.

Stel dat het sollicitatieproces ontbreekt in uw register. De PO bespreekt met HR het doel, de gebruikte gegevens, betrokken partijen, bewaartermijnen en toegang. Ontbrekende keuzes worden als vragen teruggelegd, zodat het register geen verzameling onbevestigde aannames wordt.

Het resultaat kan een bijgewerkte registervermelding zijn, met verwijzingen naar de relevante afspraken en een actie voor een nog onduidelijke bewaartermijn. De proceseigenaar bevestigt de feiten. Zo houdt u naast een document ook zicht op wat praktisch nog geregeld moet worden.

Binnen het startabonnement kiezen we een passende hoeveelheid werk. Een registerupdate vraagt andere inzet dan een complex contractdossier. We bespreken de inhoud en benodigde tijd voordat taken op de agenda komen.

Een volledige DPIA, audit of grote opschoonactie past niet automatisch binnen de basisinzet. Extra werk en kosten stemmen we vooraf af. Het voortgangsoverzicht toont uitgevoerd werk en benodigde informatie, tijd of besluiten.

De PO helpt organiseren en uitvoeren. De FG adviseert vanuit een onafhankelijke toezichtsrol. Bij vragen die FG-advies nodig hebben, zorgt de PO dat feiten en voorgenomen keuzes beschikbaar zijn. Het management beslist vervolgens over maatregelen en middelen.

IT blijft nodig voor systeemaanpassingen, HR voor personeelsprocessen en inkoop voor leveranciersafspraken. De PO verbindt die bijdragen en maakt eigenaarschap concreet. Dat helpt om privacywerk onderdeel te maken van bestaande processen, met afspraken die collega’s kunnen toepassen.