Welke AI neemt u op?
Kijk verder dan projecten die officieel ‘AI’ heten. Denk aan tekstassistenten, samenvattingen van gesprekken, analyses, chatbots en AI-functies in bestaande software. Vraag verschillende teams welke hulpmiddelen ze gebruiken. Noteer ook pilots en toepassingen die nog beoordeeld moeten worden, zodat onbekend gebruik niet buiten beeld blijft.
Wat legt u per toepassing vast?
Noteer de naam, leverancier, interne eigenaar en het concrete doel. Beschrijf welke gegevens erin gaan, wie de uitkomst gebruikt en welke gevolgen die kan hebben. Leg de beoordeling onder de AI Act en de AVG vast, inclusief onzekerheden en eventuele vervolgonderzoeken. Voeg afspraken over menselijke controle, toegangsrechten, leveranciers, training, incidenten en herbeoordeling toe.
Voorbeeld: een AI-assistent voor vergaderingen
Leg vast wie de tool gebruikt, of gesprekken worden opgenomen, welke persoonsgegevens worden verwerkt en hoelang gegevens worden bewaard. Noteer de afspraken met de leverancier, de informatie aan deelnemers en wie de samenvatting controleert. Zet ontbrekende informatie op een actielijst met een eigenaar en termijn. Zo maakt het register zichtbaar waar nog een besluit nodig is.
Wie houdt het register actueel?
Wijs per toepassing een eigenaar aan en spreek af dat nieuwe tools en belangrijke wijzigingen worden gemeld. Een AI Compliance Officer kan het overzicht coördineren en openstaande acties bespreken. Privacy- en securityspecialisten beoordelen de onderdelen binnen hun expertise. Het management blijft verantwoordelijk voor de keuzes en beschikbare middelen.
Is een intern register hetzelfde als een wettelijke registratie?
Nee. Een intern overzicht is een praktisch hulpmiddel. Eventuele wettelijke documentatie- of registratieplichten moeten afzonderlijk worden beoordeeld op basis van de toepassing en uw rol. Een ingevuld register is geen bewijs dat alle AI automatisch aan de regels voldoet. Datajuristen helpt u bepalen welke vervolgstappen nodig zijn.
Welke verplichtingen gelden, beoordelen we aan de hand van uw concrete toepassing en rol.