Betaalbare externe FG: wat moet u voor uw maandbedrag regelen?

Begin bij het werk dat moet gebeuren

Bij Datajuristen begint FG-as-a-Service bij €595 per maand exclusief btw. Of een startpakket past, hangt af van uw organisatie en de afgesproken werkzaamheden. Gebruik het bedrag als beginpunt van een gesprek over reikwijdte. Een organisatie met meerdere locaties, veel nieuwe systemen en complexe dossiers vraagt een andere inzet dan een organisatie met een overzichtelijke, stabiele gegevensverwerking.

Stap 1: bepaal of u toezicht, uitvoering of beide zoekt

Een FG is onder meer verplicht voor overheidsinstanties en voor bepaalde organisaties waarvan de kernactiviteiten bestaan uit grootschalige monitoring of grootschalige verwerking van bijzondere of strafrechtelijke persoonsgegevens. De beoordeling gaat over uw activiteiten; het aantal medewerkers alleen beslist dit niet. Een externe invulling is toegestaan. Zie AVG, artikel 37.

De FG adviseert en houdt onafhankelijk toezicht. Voor documenten bijwerken, vragen uitzetten en verbeteracties begeleiden kan een Privacy Officer passend zijn. Een PO vervangt een verplichte FG niet. Laat in de offerte daarom benoemen welke behoefte wordt ingevuld en welke taken intern blijven. Een vrijwillige FG-aanwijzing brengt eveneens de eisen voor de FG-positie mee. EDPB, Data Protection Officer.

Stap 2: vergelijk offertes op zes concrete afspraken

Vraag iedere aanbieder dezelfde zes punten schriftelijk uit:

1. Welke onderdelen van de organisatie vallen binnen de opdracht?

2. Welke kennismaking en dossierbeoordeling zijn nodig bij de start?

3. Welke toezichtactiviteiten, gesprekken en rapportages worden gepland?

4. Hoe lopen gewone vragen, spoedvragen en vervanging bij afwezigheid?

5. Welke werkzaamheden vallen buiten het maandbedrag en hoe wordt meerwerk vooraf afgestemd?

6. Hoe krijgt de FG toegang tot bestuur, medewerkers en relevante informatie?

Vraag vervolgens om een voorbeeld van een passende eerste werkperiode. Laat daarin zien wat de FG onderzoekt, wat uw medewerker aanlevert en welk besluit de directie neemt. Zo vergelijkt u dezelfde opdracht. Een algemene belofte dat “AVG geregeld is” geeft minder houvast dan een concrete lijst met activiteiten en verantwoordelijkheden.

Stap 3: bespaar op dubbel werk

Een intern aanspreekpunt kan documenten verzamelen, gesprekken plannen en actiehouders herinneren aan afspraken. Eén actuele actielijst voorkomt dat de FG telkens opnieuw de stand van zaken moet reconstrueren. Geef iedere actie een eigenaar, datum en beoogd resultaat. Leg afwijkingen en open besluiten zichtbaar vast.

Bezuinigingen mogen de onafhankelijke positie niet uithollen. De organisatie moet de FG voldoende middelen en toegang bieden. Spreek ook af hoe de benodigde inzet opnieuw wordt beoordeeld wanneer uw activiteiten veranderen. AP, Positionering van de FG.

Maak de afspraken concreet

Stel dat twee offertes hetzelfde maandbedrag noemen. De ene omvat een vooraf gekozen toezichtonderwerp en een directiegesprek; bij de andere worden die activiteiten apart begroot. Vraag dan naar de totale verwachte inzet voor uw eerste periode. Bespreek ook hoeveel voorbereiding uw eigen medewerkers verzorgen. Zo wordt zichtbaar welke opdracht werkelijk past en welke werkzaamheden anders blijven liggen.

Veelgestelde vragen

Is een goedkoop FG-abonnement automatisch onvoldoende? Nee. Een klein pakket kan passen bij een passende omvang en werkverdeling. Vraag wel welke werkzaamheden binnen die omvang uitvoerbaar zijn en wanneer opschaling nodig is.

Moet de FG ieder document zelf maken? Nee. Laat uitvoering, besluitvorming en onafhankelijk toezicht herkenbaar terugkomen in de taakverdeling. Aanvullende FG-taken vragen een beoordeling op belangenconflicten.

Welke informatie neem ik mee naar een kennismaking? Uw organisatieonderdelen, belangrijkste gegevensverwerkingen, huidige privacybezetting, openstaande kwesties en gewenste startdatum. Daarmee kan een gesprek over een tarief ook een gesprek over passend werk worden.