Welke persoonsgegevens mogen in een AI-prompt?

Beoordeel het hele pakket dat wordt meegestuurd

Een prompt bestaat niet altijd alleen uit de zichtbare vraag. Bij een upload kunnen bestandsnamen, opmerkingen, verborgen werkbladen en andere documentgegevens meekomen. Een assistent met zoektoegang kan passages uit interne bestanden toevoegen. Een browserfunctie kan inhoud verwerken die de medewerker niet handmatig heeft geplakt. Controleer de feitelijke werking voordat u een algemene invoerregel opstelt.

Laat medewerkers oefenen met het aanwijzen van overbodige informatie. Voor een betere formulering zijn de naam van de cliënt, het exacte adres en de hele voorgeschiedenis vaak niet nodig. Maak daarom een tussenstap: eerst de taak abstraheren, daarna alleen noodzakelijke context invoeren. Bij terugkerend werk helpt een beperkt sjabloon meer dan een waarschuwing die bij iedere prompt verschijnt.

Herken mensen ook zonder naam of e-mailadres

Een tekst over ‘de enige teamleider van onze vestiging, vorige maand langdurig ziek’ kan iemand herkenbaar maken. Hetzelfde geldt voor een combinatie van leeftijd, woonplaats, beroep en een uitzonderlijke gebeurtenis. Beoordeel de context en beschikbare koppelingen. Vervanging van namen door codes verlaagt bepaalde risico’s, maar maakt de informatie niet automatisch anoniem.

Laat vermeende anonimiteit beoordelen. Voor schrijf- en oefentaken is volledig fictieve informatie vaak eenvoudiger. Verzin ook de omstandigheden; verander niet alleen de naam boven een herkenbare casus.

Maak concrete invoerafspraken per werktaak

Werk met een korte tafel die medewerkers bij hun taak kunnen raadplegen. Onderstaande voorbeelden beschrijven ontwerpkeuzes, geen wettelijke categorieën ‘groen’ en ‘rood’. Een organisatie kan strenger beleid nodig hebben door geheimhouding, sectorregels of de mogelijkheden van haar leverancier. Voorkom dat een kleur of vinkje een inhoudelijke beoordeling vervangt.

Leg bij een uitzondering vast wie beslist en op welke informatie. Het antwoord ‘vraag het privacy’ is te vaag wanneer niemand bereikbaar is. Bied dan een bruikbaar alternatief: zelf schrijven, een goedgekeurd sjabloon gebruiken of de taak uitstellen. Een heldere werkroute verkleint de verleiding om via een privéaccount verder te gaan.

De tabel is opzij te schuiven.

Controleer opslag, toegang en verder gebruik

Onderzoek waar gesprekken, uploads en antwoorden blijven staan. Wie kan ze terugvinden: alleen de gebruiker, een beheerder, andere teamleden of ondersteuningsmedewerkers? Bekijk gedeelde links en exportmogelijkheden. Stel bewaartermijnen en verwijderprocedures in voor de toepassing, inclusief de onderdelen die buiten het zichtbare gesprek worden bijgehouden.

Maak de leverancierrol en contractafspraken concreet. Vraag afzonderlijk naar gebruik voor modelverbetering, dienstverlening, misbruikcontrole en ondersteuning. Het uitschakelen van één doel zegt niets definitiefs over de andere doelen. Spreek bij beëindiging af wat wordt verwijderd, wat eventueel behouden moet blijven en hoe u daarvan bevestiging krijgt. Beoordeel buitenlandse ontvangers en doorgiften als die onderdeel zijn van de route.

Fictief voorbeeld: een klacht begrijpelijk beantwoorden

Een fictieve zorgadministratie ontvangt een klacht over een rekening. Een medewerker wil de reactie vriendelijker formuleren. Het oorspronkelijke concept bevat een diagnose, behandeldatum en persoonlijke omstandigheden. Voor deze taaltaak zijn die details niet nodig. De medewerker gebruikt een verzonnen voorbeeld: een organisatie legt rustig uit hoe iemand een rekening kan laten controleren.

De assistent stelt een algemene structuur voor. De medewerker vult noodzakelijke feitelijke informatie vervolgens in het eigen goedgekeurde dossiersysteem aan en controleert of de brief klopt. Het volledige dossier gaat niet naar de assistent. Deze keuze voorkomt onnodige invoer bij deze taak; zij bewijst niet dat iedere andere AI-toepassing van de zorgorganisatie is toegestaan.

Tijdens de teamoefening krijgt een collega een andere opdracht: laat AI bepalen of de klacht terecht is. Dat verandert het gebruik wezenlijk. Het team zet die stap niet stilzwijgend voort, maar legt de nieuwe beoordelingsvraag voor aan de verantwoordelijke. Een goed sjabloon bewaakt dus ook de grens van de taak.

Controleer ook het antwoord voordat het een dossierstuk wordt

AI kan details toevoegen die niet in de invoer stonden. Markeer daarom duidelijk welke tekst een concept is en wie deze heeft gecontroleerd. Vergelijk namen, bedragen, datums en beweringen met de bron. Verwijder verzonnen of niet onderbouwde kwalificaties over mensen. Een vloeiende zin is geen bewijs dat de inhoud correct is.

Bepaal waar het gecontroleerde resultaat thuishoort en voorkom onnodige kopieën in gesprekken, downloads en gedeelde mappen. Bewaar voor kwaliteitsverbetering liever een foutcategorie met een fictief voorbeeld dan steeds het volledige oorspronkelijke dossier. Wanneer logging van echte voorbeelden noodzakelijk is, beoordeel ook daarvan doel, toegang en bewaartermijn.

Maak melden na een verkeerde upload eenvoudig

Een medewerker die per ongeluk een dossier uploadt, moet onmiddellijk weten wie helpt. Vraag om de gebruikte toepassing, het tijdstip, de gegevenssoort en wat er verder met de inhoud is gebeurd. Laat geen extra kopieën rondmailen om het probleem uit te leggen. Beperk toegang of verdere verwerking waar mogelijk en bewaar noodzakelijke feiten voor de incidentbeoordeling.

Een verkeerde invoer kan een datalek zijn, maar niet iedere vergissing vereist automatisch een melding aan de toezichthouder. De organisatie moet de omstandigheden en risico’s beoordelen, maatregelen treffen en de toepasselijke meldplichten tijdig bepalen. Verwijderen uit de zichtbare chat is geen bewijs dat alle kopieën weg zijn. Laat de leverancier bevestigen wat technisch en contractueel is uitgevoerd.

Oefen met twijfelgevallen uit het dagelijkse werk

Gebruik uitsluitend volledig fictief oefenmateriaal, zonder gegevens van echte mensen. Maak drie versies: zonder identificerende kenmerken, met pseudoniemen en met rechtstreeks identificerende kenmerken zoals verzonnen namen en adressen. Laat deelnemers bepalen welke informatie nodig zou zijn en hoe zij verdergaan wanneer gebruik van een werkelijk dossier niet is toegestaan.

Controleer of medewerkers de afgesproken route toepassen. Pas instructies aan bij nieuwe functies, koppelingen of taken. Een instructie over het tekstvak is onvoldoende wanneer de assistent later zelfstandig documenten ophaalt.