Verantwoordelijke en verwerker
De verwerkingsverantwoordelijke legt onder meer doelen, categorieën gegevens en betrokkenen, ontvangers, doorgiften, bewaartermijnen en beveiligingsmaatregelen vast. Een verwerker houdt een eigen register bij van categorieën verwerkingen voor opdrachtgevers.
Lees de toelichting
Bij meerdere juridische entiteiten moet duidelijk zijn welk onderdeel voor welke verwerking verantwoordelijk is.
Maak het register bruikbaar
Een register is geen eenmalige spreadsheet. Koppel het aan proceseigenaren, systemen, leveranciers, bewaartermijnen, DPIA’s en wijzigingen. Zo ondersteunt het ook incidentanalyse, verzoeken en audits.
Lees de toelichting
Werk met begrijpelijke procesnamen en een vaste actualisatiecyclus. Een te gedetailleerd register wordt moeilijk te onderhouden; een te globaal register biedt weinig inzicht.
Onderhoud met PO en privacysoftware
Een Privacy Officer kan proceseigenaren interviewen, wijzigingen beoordelen en achterstanden wegwerken. De FG toetst onafhankelijk de kwaliteit en werking van het register.
Lees de toelichting
Met passende privacysoftware kunnen verwerkingen, acties, documenten en rapportages centraal worden beheerd.
Wat moet in ieder geval zijn geregeld?
Alle juridische entiteiten
Doelen, betrokkenen en gegevens
Ontvangers en internationale doorgiften
Bewaartermijnen en beveiliging
Eigenaar en laatste controledatum
Deze uitleg is algemeen en vervangt geen beoordeling van uw specifieke organisatie, wettelijke positie, verwerking of incident.