Verantwoordelijke en verwerker
De verwerkingsverantwoordelijke legt onder meer doelen, categorieën gegevens en betrokkenen, ontvangers, doorgiften, bewaartermijnen en beveiligingsmaatregelen vast. Een verwerker houdt een eigen register bij van categorieën verwerkingen voor opdrachtgevers.
Bij meerdere juridische entiteiten moet duidelijk zijn welk onderdeel voor welke verwerking verantwoordelijk is.
Maak het register bruikbaar
Een register is geen eenmalige spreadsheet. Koppel het aan proceseigenaren, systemen, leveranciers, bewaartermijnen, DPIA’s en wijzigingen. Zo ondersteunt het ook incidentanalyse, verzoeken en audits.
Werk met begrijpelijke procesnamen en een vaste actualisatiecyclus. Een te gedetailleerd register wordt moeilijk te onderhouden; een te globaal register biedt weinig inzicht.
Onderhoud met PO en privacysoftware
Een Privacy Officer kan proceseigenaren interviewen, wijzigingen beoordelen en achterstanden wegwerken. De FG toetst onafhankelijk de kwaliteit en werking van het register.
Met passende privacysoftware kunnen verwerkingen, acties, documenten en rapportages centraal worden beheerd.
Van uitleg naar uw praktijk
Wat moet in ieder geval zijn geregeld?
- Alle juridische entiteiten
- Doelen, betrokkenen en gegevens
- Ontvangers en internationale doorgiften
- Bewaartermijnen en beveiliging
- Eigenaar en laatste controledatum
Veelgestelde vragen
Verder met uw vraag.
Zijn kleine organisaties vrijgesteld?
Niet automatisch. De uitzondering onder 250 medewerkers is beperkt en bij structurele verwerking vaak niet bruikbaar.
Moet een verwerker ook een register hebben?
Ja, een verwerker houdt een register bij van categorieën verwerkingsactiviteiten voor verwerkingsverantwoordelijken.
Hoe vaak moet het register worden bijgewerkt?
Bij relevante wijzigingen en daarnaast periodiek. Wijs eigenaars aan en leg een vaste reviewcyclus vast.
Deze uitleg is algemeen en vervangt geen beoordeling van uw specifieke organisatie, wettelijke positie, verwerking of incident.