Een kaart van gegevens en rollen
Een beschrijving van invoer, imports, rapportages, exports en koppelingen. Inclusief gebruikersgroepen, leveranciersrollen, bewaarkeuzes en de vragen die nog niet zijn beantwoord.
Privacy · Een gerichte opdracht
DPIA voor uw leerlingvolgsysteem.
Van leerlinggegevens naar zorgvuldige keuzes.
Uw schoolbestuur wil een leerlingvolgsysteem vervangen, nieuwe analyses gebruiken of koppelingen toevoegen. Daardoor verandert wie welke informatie over leerlingen ziet en waarvoor die wordt gebruikt. Datajuristen helpt het project beoordelen en de privacymaatregelen verbinden aan de dagelijkse onderwijspraktijk.
Voorstel op maat · Werkzaamheden en kosten vooraf afgesproken
Voor schoolbesturenBij selectie of veranderingVoor projectleiding, IBP en FG
Duidelijk afgebakend
Dit is waar we naartoe werken.
Voor onderwijsorganisaties die een concreet leerlingvolgsysteem invoeren of wezenlijk wijzigen. De opdracht richt zich op die toepassing en de gekozen koppelingen. Een beoordeling voor de hele onderwijsorganisatie vraagt een andere afbakening.
Een beoordeling vanuit de leerling
Een DPIA met aandacht voor onjuiste interpretaties, onnodig brede toegang, gevoelige informatie en gevolgen voor leerlingen. De omvang en diepgang spreken we vooraf af.
Een uitvoerbaar invoeringsdossier
Een maatregelenlijst met eigenaren en controlepunten, input voor informatie aan leerlingen en ouders en een overzicht van besluiten en afhankelijkheden vóór ingebruikname.
We spreken het aantal toepassingen, scholen, interviews en te onderzoeken koppelingen af. De prijs en planning hangen mede af van beschikbare leveranciersdocumentatie en een eventuele bestaande DPIA. Technische migratie, systeembeheer en een volledige toets van alle onderwijswetgeving zijn geen automatisch onderdeel.
Een productbeoordeling is een vertrekpunt
Een sectorale beoordeling of leveranciersdocument kan veel werk ondersteunen. Toch bepaalt uw inrichting mede het risico: een beperkt overzicht van leerresultaten verschilt van een breed dossier met begeleiding, vrije notities en externe koppelingen. We beoordelen welke onderdelen van bestaand onderzoek passen en welke aanvullingen nodig zijn.
De projectgroep brengt de feitelijke werkwijze in. Denk aan de leerkracht die notities invoert, de intern begeleider die een dossier raadpleegt en de beheerder die accounts toekent. We leggen ook vast welke functies u niet gebruikt, zodat die keuze later niet ongemerkt verandert.
- Welke gegevens worden handmatig ingevoerd en welke automatisch geïmporteerd?
- Welke rollen zien een klas, een locatie of alle scholen?
- Welke externe partijen ontvangen gegevens via koppelingen of exports?
Onderzoek gevolgen van scores, notities en toegang
Een verkeerd gekoppeld resultaat kan een leerling blijven volgen. Een vrije notitie kan meer over thuissituatie of gezondheid bevatten dan voor het beoogde doel nodig is. Daarom bespreken we niet alleen beveiliging, maar ook de kwaliteit van invoer, correctie, duiding en de informatie die verschillende medewerkers werkelijk nodig hebben.
Wanneer een systeem voorspellingen of signaleringen aanbiedt, bekijken we hoe professionals deze begrijpen en gebruiken. Een signaal is geen vanzelfsprekend oordeel over een leerling. Nieuwe analysemogelijkheden kunnen bovendien extra beoordeling vragen. We leggen vast wie daarover beslist en welke uitleg betrokkenen nodig hebben.
- Spreek af welke informatie niet in vrije tekst thuishoort.
- Bepaal hoe een onjuist gegeven wordt gecorrigeerd in gekoppelde systemen.
- Onderzoek of rapportages onnodig veel leerlingen zichtbaar maken.
Verwerk uitkomsten in het invoeringsplan
Een DPIA wordt bruikbaar wanneer maatregelen in de projectplanning terugkomen. We koppelen bevindingen aan concrete acties, zoals het bevestigen van rollen, het beperken van een export of het verduidelijken van informatie aan ouders en leerlingen. Beschikbare leveranciersantwoorden en het advies van de FG worden in het dossier betrokken.
Het schoolbestuur blijft verantwoordelijk voor de verwerking en besluitvorming. We brengen ook in beeld welk medezeggenschapstraject bij de voorgenomen regeling hoort. Bij een wijziging van leverancier, doelen of belangrijke functies moet worden beoordeeld of het dossier nog aansluit. Openstaande punten krijgen een eigenaar en een terugkommoment.
Herkenbare situatie · illustratief voorbeeld
Een bestuur koopt één systeem, scholen gebruiken het verschillend
In dit illustratieve voorbeeld stapt een fictief schoolbestuur over op één leerlingvolgsysteem. Een aantal scholen wil oude begeleidingsnotities meenemen; andere scholen gebruiken alleen resultaten. Wij helpen de verschillen zichtbaar maken, noodzakelijke gegevens selecteren en de rollen per school uitwerken. Zo kan het bestuur onderbouwd beslissen welke inrichting wordt ingevoerd.
- 01Gebruik per school beschrijven
- 02Risico’s voor leerlingen beoordelen
- 03Inrichting en besluiten vastleggen
Van eerste gesprek naar aanpak
Begin met de vraag.
Wij helpen ordenen.
Noem het systeem, de projectfase, het type onderwijs en de belangrijkste koppelingen. Beschrijf globaal welke modules u wilt gebruiken. Deel bij de eerste aanvraag geen leerlingdossiers, screenshots met namen of gezondheidsinformatie.
Bespreek uw leerlingvolgsysteem- 01
We maken de vraag concreet
We bespreken uw doel, de betrokken mensen en wat al beschikbaar is.
- 02
U krijgt een afgebakend voorstel
Met werkzaamheden, benodigde informatie, planning en kosten.
- 03
We bespreken de bevindingen
U weet welke keuzes voorliggen, wat nog ontbreekt en welke vervolgstappen passen.
Goed om vooraf te weten
Uw vragen.
Helder beantwoord.
Heeft ieder leerlingvolgsysteem een verplichte DPIA?
De plicht hangt af van de concrete verwerking en risico’s. Gegevens over kinderen, mogelijke gevoelige informatie, omvang en systematische beoordeling wegen mee. We toetsen dit aan de wettelijke criteria en toepasselijke AP-lijst en leggen de uitkomst vast.
Er bestaat al een landelijke DPIA. Is lokaal onderzoek nog zinvol?
Ja, om vast te stellen of uw modules, contracten, instellingen en werkafspraken binnen die beoordeling vallen. We hergebruiken bruikbare informatie en richten aanvullend werk op de verschillen en openstaande maatregelen.
Kunnen verschillende scholen één traject doen?
Dat kan wanneer de toepassingen voldoende overeenkomen. Verschillen in gegevens, verantwoordelijkheden, toegang en koppelingen moeten zichtbaar blijven. Vooraf bepalen we welke gezamenlijke basis en welke schoolgebonden uitwerking nodig zijn.
Moeten ouders voor alles toestemming geven?
Nee. De juiste grondslag hangt af van het doel en de verwerking. Toestemming is geen algemene vervanging voor die beoordeling. We onderzoeken ook welke informatie ouders en leerlingen moeten krijgen en hoe hun rechten kunnen worden uitgevoerd.
Is een pentest inbegrepen?
Nee, een DPIA is een privacyrisicobeoordeling. Technische onderzoeksresultaten kunnen wel belangrijke input zijn. Als een beveiligingstest nodig blijkt, bespreken we welke deskundigheid en aparte opdracht daarvoor nodig zijn.
Kunnen jullie vóór de geplande start meedenken?
Geef de beoogde datum en projectfase door. Dan bespreken we de beschikbare voorbereidingstijd, afhankelijkheden en benodigde stukken. Beschikbaarheid en een haalbare planning worden bevestigd in het voorstel.
Bronnen bij deze uitleg · geraadpleegd 25 september 2026AP · DPIA en risicocriteria AP · Sectorbeeld Onderwijs 2021–2023 AVG · artikelen 5, 25, 32 en 35