Uw FG of Privacy Officer vertrekt: checklist voor een werkbare overdracht

Regel eerst wie morgen bereikbaar is

Begin daarom met de einddatum, de beoogde startdatum van de opvolger en een interne coördinator voor de overgang. Leg vast wie tussentijds berichten ontvangt en wie deze beoordeelt. Controleer gedeelde mailboxen, contactformulieren en interne meldroutes met een testbericht. Een benoeming zonder werkende bereikbaarheid lost een praktisch continuïteitsprobleem niet op.

Stap 1: bepaal welke rol u vervangt

Vertrekt een PO, dan zoekt u continuïteit in de uitvoering en coördinatie. Vertrekt een FG, dan moet het onafhankelijke advies en toezicht passend worden ingevuld. Als uw organisatie verplicht is een FG aan te stellen, is een collega die alleen post doorstuurt geen vervulling van die rol. Een externe FG kan de functie op basis van een dienstverleningsovereenkomst uitvoeren. AVG, artikel 37.

Schrijf op welke taken de vertrekkende persoon feitelijk uitvoerde. Daar kunnen werkzaamheden tussen zitten die beter bij een proceseigenaar of uitvoerende privacyrol passen. Gebruik de wisseling om die taakverdeling duidelijk te maken. De opvolger hoeft een onduidelijke combinatie niet vanzelfsprekend over te nemen.

Stap 2: maak één overdrachtslijst

Neem voor elk lopend dossier de volgende informatie op:

1. De vraag of aanleiding en de betrokken afdeling.

2. De actuele stand, met datum van de laatste inhoudelijke handeling.

3. Openstaande acties, eigenaren en deadlines.

4. Beschikbare stukken en hun vindplaats.

5. Eerder gegeven advies en het daarop genomen besluit.

6. De volgende noodzakelijke stap en wie daarover beslist.

Begin bij lopende incidenten, privacyverzoeken, toezichthoudercontacten en projecten met een naderende invoeringsdatum. Voeg daarna registers, leveranciersafspraken, DPIA’s, rapportages en de geplande werkzaamheden toe. Een eenvoudige toelichting op onvolledige dossiers is nuttiger dan een omvangrijk archief zonder status.

Stap 3: draag veilig en gericht over

Gebruik een organisatieomgeving waarin rechten, bewaartermijnen en versiebeheer kunnen worden beheerd. Neem geen volledige mailbox over als een gerichte selectie van relevante correspondentie volstaat. Beoordeel welke persoonsgegevens en vertrouwelijke stukken de opvolger nodig heeft en wie toegang mag hebben. Maak afspraken over eventuele kopieën bij een vertrekkende externe partij.

Laat de opvolger de belangrijkste dossiers openen voordat oude accounts worden afgesloten. Bespreek mondeling waar documentatie onvoldoende duidelijk is. Noteer ook onzekerheden en verschillende standpunten, zodat de opvolger een eerdere aanname niet aanziet voor een vaststaand feit.

Stap 4: bevestig positie en communicatie

Bij een FG-wisseling moeten de gepubliceerde contactgegevens en de aan de toezichthouder verstrekte gegevens aansluiten op de actuele situatie. Artikel 37, lid 7, regelt die bekendmaking en mededeling. Informeer ook medewerkers en relevante samenwerkingspartners over de juiste route. AVG, artikel 37.

Plan een startgesprek met de directie over toegang, beschikbare informatie en prioriteiten. De AP benadrukt dat het bestuur de FG in staat moet stellen de functie goed uit te oefenen. AP, Positionering van de FG.

Maak de afspraken concreet

Maak de overdracht bespreekbaar met een korte afrondingslijst. De vertrekkende medewerker benoemt welke dossiers compleet zijn en waar nog informatie ontbreekt. De opvolger bevestigt ontvangst en toegang, zonder daarmee automatisch eerdere conclusies over te nemen. De interne coördinator zorgt dat de resterende vragen een eigenaar krijgen. Zo ontstaat geen stilzwijgende veronderstelling dat alles bij de functiewisseling is opgelost.

Veelgestelde vragen

Moet de nieuwe adviseur alles opnieuw onderzoeken? Niet automatisch. Maak bestaande bevindingen controleerbaar en laat de opvolger bepalen waar actualisatie of aanvullend onderzoek nodig is.

Kan één tijdelijke persoon zowel FG als PO zijn? Beoordeel de concrete taken op mogelijke belangenconflicten. De functietitels alleen geven geen antwoord. Leg toezicht, uitvoering en besluitvorming zorgvuldig vast.

Wanneer is de overdracht klaar? Wanneer de opvolger toegang heeft, de urgente dossiers en deadlines kent en afspraken over opvolging zijn bevestigd. Plan daarna een controlemoment om gemiste informatie op te vangen.