Privacy · Een gerichte opdracht
Een overname brengt klantbestanden, personeelsgegevens en leveranciersafspraken bij elkaar. Maar wat mag de koper tijdens het onderzoek al zien, welke tekortkomingen verdienen aandacht vóór ondertekening en wat moet na de overdracht gebeuren? Datajuristen helpt deze privacyvragen gericht onderzoeken en vertalen naar besluiten voor het transactieteam.
Voorstel op maat · Werkzaamheden en kosten vooraf afgesproken
Duidelijk afgebakend
Voor een concrete voorgenomen transactie waarbij privacy een onderdeel van het boekenonderzoek is. Dit onderzoek vervangt geen volledige financiële, fiscale of arbeidsrechtelijke due diligence en is geen algemene AVG-audit van iedere bedrijfsactiviteit.
Een informatieverzoek dat aansluit op het transactietype en de belangrijkste gegevensstromen. We geven aan welke documenten eerst zonder persoonsgegevens kunnen worden aangeleverd, wie de informatie nodig heeft en welke vragen nader onderzoek verdienen.
Een overzicht van relevante tekortkomingen, onzekerheden en afhankelijkheden, met verwijzing naar het bekeken bewijs. Per punt beschrijven we de betekenis voor de voorgenomen overdracht en de beslissing die het transactieteam moet nemen.
Een afgesproken lijst met maatregelen, eigenaren en momenten. Denk aan ontbrekende leveranciersafspraken, informatie aan betrokkenen, dossierselectie en toegangsbeheer. Contractuele verwerking van bevindingen stemmen we af met uw transactieadviseur.
We leggen onderzoeksvragen, beschikbare stukken, vertrouwelijkheid, planning en kosten vooraf vast. Een beoordeling van documenten geeft geen zekerheid over niet-aangeleverde informatie. Forensisch onderzoek, een technische beveiligingstest en onderhandelingen over de volledige koopovereenkomst vallen alleen binnen de opdracht als dat uitdrukkelijk is afgesproken.
Een aandelenoverdracht, activaoverdracht en fusie kunnen verschillende gevolgen hebben voor wie persoonsgegevens verwerkt en waarom. Daarom brengen we eerst de beoogde wijziging in kaart: welke rechtspersonen, activiteiten, systemen en bestanden zijn betrokken? Ook een schijnbaar eenvoudig klantenbestand kan gegevens bevatten die voor meerdere doelen zijn verzameld.
Vervolgens kiezen we het onderzoek dat een besluit kan ondersteunen. Bij een onderneming die gevoelige cliëntinformatie verwerkt, liggen andere vragen voor de hand dan bij een leverancier met voornamelijk zakelijke contactpersonen. We maken expliciet welke onderdelen volledig worden bekeken en waar met een steekproef wordt gewerkt.
Een geheimhoudingsverklaring is op zichzelf geen AVG-grondslag voor het delen van persoonsgegevens. We beoordelen welke informatie in welke fase noodzakelijk is, of minder gedetailleerde informatie volstaat en welke toegangsbeperkingen passen. Afgeschermde namen maken een bestand niet automatisch anoniem als personen via andere kenmerken herkenbaar blijven.
De werkafspraken kunnen gaan over beperkte toegang, downloadmogelijkheden, bewaarmomenten en het beëindigen van toegang wanneer een partij afhaakt. Zo krijgt de voorbereiding van de transactie een eigen dossier, los van de uiteindelijke overdracht aan de koper.
Een ontbrekend verwerkingsregister en een onrechtmatige verwerking zijn verschillende bevindingen. In het rapport scheiden we wat is vastgesteld van wat nog niet kan worden beoordeeld. Bij ieder belangrijk punt hoort daarom een bron, een praktische consequentie en een volgende actie. Een onbeantwoorde vraag wordt geen stilzwijgende goedkeuring.
Na de transactie kan een andere groep mensen verantwoordelijk worden voor de uitvoering. Daarom formuleren we overdrachtsacties zo dat het integratieteam ermee verder kan: welk contract vraagt aandacht, welk bestand moet worden geselecteerd en wie informeert betrokkenen? Het bestuur of transactieteam bepaalt welke risico’s nader moeten worden onderzocht en welke voorwaarden bij de deal horen.
Herkenbare situatie · illustratief voorbeeld
In dit illustratieve voorbeeld onderzoekt een koper een zakelijke dienstverlener. Voor de waardering zijn klantspreiding en contractduur belangrijk, maar de eerste dataroom bevat complete contactlijsten en personeelsdossiers. Een eerste beoordeling kan uitwijzen welke vragen met samengevoegde gegevens of afgeschermde stukken kunnen worden beantwoord en wanneer verdere inzage afzonderlijk moet worden onderbouwd.
Van eerste gesprek naar aanpak
Vermeld of u koper of verkoper bent, wat wordt overgedragen en wanneer belangrijke transactiemomenten gepland zijn. Een beschrijving van de activiteiten, landen en gebruikte systemen is voor het eerste contact voldoende. Stuur nog geen dataroomlink, klantenlijst of personeelsdossier mee.
Bespreek uw privacy due diligenceWe bespreken uw doel, de betrokken mensen en wat al beschikbaar is.
Met werkzaamheden, benodigde informatie, planning en kosten.
U weet welke keuzes voorliggen, wat nog ontbreekt en welke vervolgstappen passen.
Goed om vooraf te weten
De rol wordt vooraf bepaald. We beoordelen eerst welke partij opdrachtgever is, welke belangen spelen en welke vertrouwelijke informatie wordt gebruikt. Tegenstrijdige belangen kunnen betekenen dat afzonderlijke adviseurs nodig zijn.
Dat mag niet automatisch. De informatiebehoefte, grondslag, noodzakelijkheid en bescherming van werknemers moeten worden beoordeeld. Vaak kan een eerste vraag worden beantwoord met minder gegevens dan een volledig dossier bevat.
Een eerste onderzoek met een beperkte scope kan worden afgesproken. In de uitkomst staat dan welke bronnen beschikbaar waren, welke vragen openstaan en welk vervolg nodig is als het transactieproces doorgaat.
Een exact boetebedrag kan niet uit een documentenonderzoek worden afgeleid. We beschrijven de relevante tekortkomingen en mogelijke gevolgen zonder een schijnnauwkeurige financiële uitkomst te beloven.
Dat hangt af van uw behoefte. Toelichting aan het transactieteam of ondersteuning bij een afgebakende integratieactie kan onderdeel van het voorstel zijn. De daadwerkelijke uitvoering en verantwoordelijken worden afzonderlijk vastgelegd.
Vooral het aantal betrokken ondernemingen, het soort gegevens, de omvang van de dataroom, de diepgang en de transactiedeadline. U krijgt een voorstel met de onderzoeksvragen, oplevering en afspraken over aanvullende vragen.
Direct en persoonlijk contact
Beschrijf kort uw situatie. We bespreken uw vraag en de mogelijkheden, zonder verplichtingen. U ontvangt een voorstel voordat een opdracht begint.
Ma–vr 08:00–18:00 · persoonlijk contact
