Een kaart van de migratiestromen
De afgesproken bronbestanden, ontvangende systemen, betrokken leveranciers en tijdelijke kopieën, met open vragen over doel, eigenaarschap en toegang.
Privacy · Een gerichte opdracht
AVG-check voor uw CRM-migratie nodig?
Beoordeel wat werkelijk mee moet.
Uw organisatie verhuist klantgegevens naar een nieuw CRM. De technische import kan slagen terwijl verouderde dossiers, ontbrekende voorkeuren en te ruime toegangsrechten meegaan. Datajuristen helpt vóór de overgang concrete privacybesluiten voorbereiden en de afspraken vertalen naar uw migratieplan.
Voorstel op maat · Werkzaamheden en kosten vooraf afgesproken
Voor projectleiders en CRM-eigenarenBij samenvoegen van klantbestandenVóór de definitieve import
Duidelijk afgebakend
Dit is waar we naartoe werken.
Voor een afgebakende CRM-overgang of samenvoeging van klantadministraties. De opdracht richt zich op keuzes rond de migratie en inrichting. Het is geen volledige organisatiebrede AVG-audit en geen technische uitvoering van de import.
Privacycriteria voor de overgang
Concrete aandachtspunten voor selectie, voorkeuren, autorisaties, bewaarbeleid en informatie aan klanten. Uw projectteam kan ze koppelen aan verantwoordelijkheden en testmomenten.
Een dossier voor het migratiebesluit
Een overzicht van bevindingen, voorgestelde maatregelen, onzekerheden en resterende besluiten. Inclusief afgesproken acties voor het oude CRM na de overgang.
We stemmen af welke systemen, gegevensstromen, gesprekken en controlerondes worden beoordeeld. Omvang, planning en prijs staan in het voorstel. Uw IT-team of implementatiepartner voert technische wijzigingen uit, tenzij anders afgesproken. Een DPIA of aanvullende analyse kan nodig blijken en wordt dan afzonderlijk afgebakend.
Niet iedere bestaande kolom hoeft mee
Een oud CRM bevat vaak een mengsel van actieve klantgegevens, vrije notities en velden waarvan het oorspronkelijke doel niet meer duidelijk is. We bespreken per gegevensgroep wat de nieuwe werkwijze nodig heeft. Zo ontstaat een selectielijst waarmee het projectteam een gerichte import kan voorbereiden.
Een ander systeem geeft geen zelfstandige grondslag voor nieuw gebruik. Als de migratie samengaat met profilering, bredere marketing of het samenvoegen van verschillende diensten, beoordelen we die verandering apart. Dat voorkomt dat een besluit over software ongemerkt ook een besluit wordt over nieuwe verwerkingsdoeleinden.
- Welke gegevens zijn nog actueel en relevant?
- Welke dossiers hebben een reden om te blijven bestaan?
- Welke vrije tekst vraagt extra aandacht?
- Welke nieuwe functies veranderen het gebruik van gegevens?
Voorkeuren en toegangsrechten horen bij de gegevens
Een klantrecord is meer dan een naam en e-mailadres. Een bezwaar, afmelding of vastgelegde toestemming kan bepalen wat uw team met dat record mag doen. We bespreken welke context het nieuwe CRM moet behouden, hoe die wordt overgezet en hoe een steekproef kan aantonen dat belangrijke beperkingen niet verloren zijn gegaan.
Ook autorisaties vragen een nieuwe keuze. Een migratie is geen reden om alle medewerkers dezelfde rechten te geven. Samen met de interne systeemverantwoordelijke beschrijven we welke teams welke gegevens nodig hebben, hoe beheertoegang wordt beperkt en wie uitzonderingen beoordeelt. De technische inrichting en controle daarvan worden apart toegewezen.
- De betekenis en herkomst van voorkeurvelden vastleggen.
- Gebruikersrollen koppelen aan concrete werkzaamheden.
- Een test laten zien voor een record met een gebruiksbeperking.
- Import- en supportaccounts na hun taak opnieuw beoordelen.
De oude omgeving is onderdeel van de afronding
Tijdens een overgang kunnen gegevens in exports, testbestanden, back-ups en de oude omgeving achterblijven. We nemen deze kopieën op in de werkafspraken: wie heeft ze, waarvoor zijn ze nog nodig en wanneer volgt opruimen of een andere onderbouwde bewaarkeuze? Ook toegang door een implementatiepartner hoort hierbij.
We bespreken met het team wat vóór de overgang moet zijn opgelost en welke vervolgacties een eigenaar en termijn krijgen. Een geplande actie wordt niet als uitgevoerd gepresenteerd. Verandert de migratiescope, bijvoorbeeld door toevoeging van een externe marketingkoppeling, dan bekijken we welk deel van de beoordeling moet worden aangepast.
- Een eigenaar voor exports en testbestanden.
- Afspraken over uitfasering en exportmogelijkheden bij de leverancier.
- Bewijs van uitgevoerde controles bij het projectdossier.
- Een terugvalscenario waarin privacykeuzes behouden blijven.
Herkenbare situatie · illustratief voorbeeld
De import bevat wel e-mailadressen, maar geen afmeldingen.
In dit illustratieve voorbeeld zet een organisatie contactgegevens over naar een CRM met een gekoppelde mailingfunctie. Een voorkeurveld ontbreekt in de importmapping. Een vooraf afgesproken controle maakt zichtbaar dat de gebruiksbeperking nog moet worden meegenomen voordat de nieuwe mailingfunctie wordt ingezet.
- 01Gegevens en projectscope
- 02Criteria en maatregelen
- 03Overgang en uitfasering
Van eerste gesprek naar aanpak
Begin met de vraag.
Wij helpen ordenen.
Vermeld het oude en nieuwe CRM, de globale gegevensgroepen, betrokken implementatiepartners en de geplande overstapdatum. Een schema van koppelingen of lege veldlijst kan later helpen. Stuur geen klantbestand, export of schermafbeelding met persoonsgegevens via het aanvraagformulier.
Bespreek uw CRM-migratie- 01
We maken de vraag concreet
We bespreken uw doel, de betrokken mensen en wat al beschikbaar is.
- 02
U krijgt een afgebakend voorstel
Met werkzaamheden, benodigde informatie, planning en kosten.
- 03
We bespreken de bevindingen
U weet welke keuzes voorliggen, wat nog ontbreekt en welke vervolgstappen passen.
Goed om vooraf te weten
Uw vragen.
Helder beantwoord.
Moet elke CRM-migratie een DPIA krijgen?
Nee, niet door het enkele feit dat gegevens naar een ander systeem gaan. De beoogde verwerking en risico’s bepalen of een DPIA nodig is. Nieuwe profilering of ander ingrijpend gebruik kan aanleiding zijn voor een afzonderlijke drempelbeoordeling.
Moeten klanten opnieuw toestemming geven?
Dat volgt niet automatisch uit een technische migratie. We beoordelen de bestaande grondslag, de gewijzigde verwerking en wat klanten is verteld. Bij nieuw gebruik of een andere toestemmingsvraag kan aanvullende actie nodig zijn; één standaardantwoord past niet bij iedere migratie.
Kunnen we alles importeren en later opruimen?
Dat maakt de overgang eenvoudiger, maar kan ook onnodige gegevens en verouderde beperkingen meenemen. We helpen vooraf keuzes maken. Als een tijdelijke tussenstap nodig is, moeten doel, toegang, duur en opvolging concreet worden vastgelegd.
Controleren jullie ook koppelingen met marketing en support?
Als die binnen de afgesproken scope vallen. Juist koppelingen kunnen veranderen wie gegevens ontvangt en waarvoor ze worden gebruikt. Noem ze daarom al bij de intake, ook wanneer een ander team de koppeling beheert.
Kunnen jullie de migratie technisch uitvoeren?
Deze dienst is gericht op privacybeoordeling en werkbare projectcriteria. De feitelijke import, configuratie en technische tests worden aan uw implementatieteam toegewezen, tenzij aanvullende werkzaamheden uitdrukkelijk zijn afgesproken.
Wanneer schakelen we Datajuristen in en wat kost het?
Bij voorkeur voordat veldselectie, rollen en importmapping definitief zijn. Beschrijf de systemen en projectfase; daarop baseren we een voorstel met werkzaamheden, planning en prijs. Ook bij een lopende migratie kan eerst worden afgebakend welke besluiten nog beïnvloedbaar zijn.
Bronnen bij deze uitleg · geraadpleegd 25 september 2026Europese Commissie · doelbinding en gegevensminimalisatie AVG · beginselen, grondslagen en risicobeoordeling