Een kaart van de sollicitatieroute
Een overzicht van instroomkanalen, gegevens, systemen en betrokken partijen. We maken zichtbaar waar informatie wordt gekopieerd, wie beslissingen neemt en welke stappen buiten het centrale ATS plaatsvinden.
Privacy · Een gerichte opdracht
Laat uw recruitmentproces op de AVG beoordelen.
Van eerste cv tot talentpool.
Sollicitanten komen binnen via uw website, een recruitmentbureau en rechtstreeks bij managers. Hun gegevens belanden in het ATS, e-mail en soms een talentpool. Datajuristen helpt die route beoordelen en vertalen naar duidelijke instellingen, teksten en afspraken voor iedereen die bij de selectie betrokken is.
Voorstel op maat · Werkzaamheden en kosten vooraf afgesproken
Voor HR en recruitmentteamsBij een nieuw ATS of recruitmentbureauBij talentpools en meerdere wervingskanalen
Duidelijk afgebakend
Dit is waar we naartoe werken.
Voor werkgevers die een bestaande wervingsroute willen verbeteren of een nieuwe inrichting voorbereiden. Dit is een beoordeling van het recruitmentproces. Een volledige beoordeling van een AI-selectietool, arbeidsrechtelijke toets of brede HR-audit vraagt een afzonderlijke afbakening.
Een gerichte beoordeling met prioriteiten
Bevindingen over de geselecteerde formulieren, informatie aan kandidaten, toegang, bewaring, screening en leveranciersafspraken. Ieder punt krijgt een praktische vervolgstap en interne eigenaar. Vragen waarvoor aanvullend specialistisch onderzoek nodig is, worden apart benoemd.
Concrete aanpassingen voor de uitvoering
Binnen de afgesproken scope werken we bijvoorbeeld kandidaatteksten, bewaarinstructies of een selectiehandleiding uit. De beheerder vertaalt vastgestelde keuzes naar het systeem. Met een proefsollicitatie kan worden gecontroleerd of de aangepaste route in de praktijk klopt.
In het voorstel staan de te onderzoeken processtappen, systemen, leveranciers, kosten en gewenste uitwerkingen. Technische configuratie, individuele selectieadviezen en een volledige DPIA vallen niet automatisch binnen deze beoordeling. Uw organisatie blijft verantwoordelijk voor wervingsbesluiten en voor de uitvoering van de afgesproken veranderingen.
Bekijk het proces vanuit de kandidaat én de recruiter
Een formulier kan weinig velden bevatten terwijl later alsnog veel informatie via e-mail wordt opgevraagd. Daarom beoordelen we niet alleen de vacaturepagina. We bespreken hoe recruiters voorselecteren, hoe managers aantekeningen maken en welke gegevens bij een bureau, assessmentaanbieder of leverancier terechtkomen. Een concrete route maakt verschillen tussen formeel beleid en dagelijks werk zichtbaar.
We letten ook op de uitleg aan kandidaten: is duidelijk welke organisatie hun gegevens gebruikt, waarom een bepaalde vraag wordt gesteld en wat na afloop gebeurt? De uitwerking sluit aan op de daadwerkelijke procedure. Een algemene websiteverklaring is niet altijd voldoende om een specifieke talentpool of aanvullende selectiestap begrijpelijk uit te leggen.
- Breng sollicitaties via e-mail en managers eveneens in beeld.
- Bepaal welke velden noodzakelijk zijn in iedere fase.
- Leg vast wie vragen van kandidaten beantwoordt.
Maak bewaring en de talentpool afzonderlijke keuzes
De AP noemt voor afgewezen sollicitanten als gebruikelijk uitgangspunt verwijdering uiterlijk vier weken na de procedure. Met toestemming voor toekomstige vacatures noemt zij maximaal een jaar als redelijke termijn. Deze termijnen zijn geen reden om elke dossiercategorie zonder beoordeling hetzelfde te behandelen; een bijzondere situatie kan een afzonderlijke, onderbouwde afweging vragen.
We helpen de keuzes omzetten in werkafspraken: wanneer is een procedure afgerond, hoe wordt een toestemming vastgelegd en wat gebeurt er als een kandidaat die intrekt? Ook beoordelen we hoe kopieën buiten het ATS worden meegenomen. Een instelling in het centrale systeem lost een losse spreadsheet of gedownloade cv-map niet vanzelf op.
- Scheid de lopende selectie van bewaren voor toekomstige vacatures.
- Controleer of afwijzen ook de afgesproken verwijderstap activeert.
- Bepaal wie toestemming en periodieke controles beheert.
Screening, bureaus en AI vragen herkenbare grenzen
Bij screening wordt eerst beoordeeld wat de functie vraagt en welke informatie daarvoor passend is. Online beschikbaar betekent niet automatisch vrij bruikbaar voor ieder selectiedoel. Ook gevoelige gegevens vragen een afzonderlijke beoordeling. De instructie moet recruiters helpen herkennen wanneer zij moeten stoppen en advies moeten vragen.
Als een bureau kandidaten aanlevert, moet duidelijk zijn wie voor welke verwerking verantwoordelijk is. Dat volgt uit de feitelijke werkwijze, niet alleen uit het contractlabel. Gebruikt uw team software voor cv-ranking of automatische afwijzing, dan brengen we dat als eigen beoordelingspunt in kaart. We spreken af of een verdere toolbeoordeling of DPIA nodig is, voordat de procesbeoordeling ten onrechte als goedkeuring van de technologie wordt gebruikt.
- Beschrijf de rol van elk bureau en iedere leverancier.
- Maak screeningvragen onderdeel van een herkenbare selectie-instructie.
- Leg vast welke geautomatiseerde stappen nader onderzoek vragen.
Herkenbare situatie · illustratief voorbeeld
Een afwijzing beëindigt niet vanzelf alle kopieën.
In dit illustratieve voorbeeld sluit een recruiter een vacature in het ATS. De cv’s blijven echter ook bij teamleiders in e-mail staan en geschikte kandidaten worden in een gedeelde spreadsheet gezet. Een procesbeoordeling kijkt daarom naar de hele route, inclusief de keuze voor een talentpool en de afspraken met medewerkers die buiten het systeem werken.
- 01Een sollicitatie door het proces volgen
- 02Knelpunten en leveranciers beoordelen
- 03Teksten en werkafspraken uitwerken
Van eerste gesprek naar aanpak
Begin met de vraag.
Wij helpen ordenen.
Vertel via welke kanalen u werft, welk ATS wordt gebruikt en of recruitmentbureaus, assessments of AI-tools onderdeel zijn van de route. Vermeld wat u wilt veranderen. Stuur nog geen echte cv’s, testuitslagen of kandidatenlijsten mee; voorbeelden voor onderzoek worden vooraf afgestemd.
Bespreek uw recruitmentproces- 01
We maken de vraag concreet
We bespreken uw doel, de betrokken mensen en wat al beschikbaar is.
- 02
U krijgt een afgebakend voorstel
Met werkzaamheden, benodigde informatie, planning en kosten.
- 03
We bespreken de bevindingen
U weet welke keuzes voorliggen, wat nog ontbreekt en welke vervolgstappen passen.
Goed om vooraf te weten
Uw vragen.
Helder beantwoord.
Is een ATS met een privacyverklaring voldoende?
Nee, de inrichting en het gebruik verdienen ook aandacht. Toegangsrechten, exports, koppelingen en de werkwijze van recruiters bepalen mede wat met de gegevens gebeurt. We bekijken het systeem daarom binnen de volledige sollicitatieroute.
Mogen we afgewezen kandidaten in een talentpool houden?
Daarvoor is een afzonderlijke, zorgvuldig ingerichte keuze nodig. De kandidaat moet weten waarvoor gegevens worden bewaard. We beoordelen de gekozen grondslag, informatie, termijn en de manier waarop een kandidaat die keuze kan wijzigen.
Kunnen jullie onze kandidaatteksten herschrijven?
Ja, binnen de afgesproken scope kunnen concrete teksten worden uitgewerkt. Daarvoor moet eerst duidelijk zijn welke stappen, partijen en bewaarkeuzes daadwerkelijk bij uw proces horen. De tekst moet overeenkomen met wat uw organisatie uitvoert.
Nemen jullie controles van sociale media mee?
Als die deel uitmaken van de werving, bekijken we de werkwijze en de functiegebonden aanleiding. We geven aan welke vragen verdere beoordeling vragen en werken praktische grenzen voor recruiters uit. Niet iedere online vondst hoort in een selectiedossier.
Is een DPIA altijd nodig voor recruitment?
Dat volgt niet alleen uit het woord recruitment. De concrete verwerking en risico’s zijn bepalend. Bijvoorbeeld uitgebreide profilering of geautomatiseerde selectie kan extra onderzoek vragen. Een eventuele DPIA wordt als afzonderlijke opdracht afgebakend.
Hoe weten we of verbeteringen zijn doorgevoerd?
We kunnen een controle van de afgesproken wijzigingen opnemen, bijvoorbeeld met een testkandidaat en een doorloop van afwijzing en verwijdering. De controle gebruikt fictieve gegevens en laat zien welke instellingen of werkstappen nog aandacht vragen.
Wat kost een beoordeling van ons recruitmentproces?
Het voorstel is gebaseerd op het aantal kanalen en systemen, de betrokken leveranciers en de uitwerkingen die u nodig heeft. Er staat in welke onderdelen worden bekeken, wat wordt opgeleverd en welke technische uitvoering bij uw beheerder blijft.
Bronnen bij deze uitleg · geraadpleegd 25 september 2026AP · privacy bij sollicitaties en bewaartermijnen AP · voorwaarden voor screening AVG · gegevensminimalisatie, informatie en geautomatiseerde besluiten