Reken vanaf de laatste wijziging in het dossier
Rijksoverheid noemt als hoofdregel minimaal twintig jaar, gerekend vanaf de laatste wijziging in het medisch dossier. Reken dus niet zonder meer vanaf de datum waarop de patiënt voor het eerst kwam of waarop een losse brief werd gemaakt. Bepaal ook of de betreffende informatie werkelijk deel uitmaakt van het medisch dossier.
Lees de toelichting
Laat de functioneel beheerder controleren welk datumveld het EPD of ECD hiervoor gebruikt. Een praktisch controlegeval is een afgesloten behandeling waaraan later nog inhoudelijke informatie is toegevoegd. Controleer of het systeem die laatste wijziging in het bewaarmoment verwerkt en of geïmporteerde dossiers de relevante historie behouden.
Onderbouw langer bewaren per dossiercategorie
Een dossier moet langer beschikbaar blijven wanneer dat nodig is voor goede behandeling, bijvoorbeeld bij een aandoening die kan terugkeren. Ook andere belangen of bijzondere wetgeving kunnen een rol spelen. Rijksoverheid noemt bijvoorbeeld een afwijkende archieftermijn voor bepaalde documenten in academische ziekenhuizen.
Lees de toelichting
Kies daarom geen automatische verlenging voor alle dossiers. Leg de reden, betrokken dossiercategorie, beslissingsbevoegdheid en herbeoordeling vast. Een medisch inhoudelijke reden wordt beoordeeld door de verantwoordelijke zorgprofessional, terwijl privacy en archiefbeheer kunnen helpen bij de regels en uitvoering.
Beoordeel een vernietigingsverzoek afzonderlijk
Een patiënt mag vragen om vernietiging van het hele dossier of een deel daarvan. Volgens Rijksoverheid moet de zorgverlener dit in de regel binnen één maand uitvoeren. Weigeren is alleen in bijzondere gevallen mogelijk, bijvoorbeeld als gegevens van aanmerkelijk belang zijn voor iemand anders, een andere bewaarplicht geldt of de zorgverlener de gegevens nodig heeft voor verdediging in een procedure.
Lees de toelichting
Stel bij ontvangst vast op welke gegevens het verzoek ziet, controleer zorgvuldig de identiteit en bepaal wie het verzoek beoordeelt. Bespreek gevolgen voor verdere zorg, maar behandel de algemene termijn van twintig jaar niet als automatische afwijzingsgrond. Leg een eventuele weigering concreet uit en registreer welke delen wel worden vernietigd.
Controleer de uitvoering buiten het hoofddossier
Breng voor de uitvoering ook scans, papieren dossiers, portaalbijlagen, exports en leverancierskopieën in beeld. Spreek met beheer af welke gegevens actief worden verwijderd, welke back-upcyclus geldt en hoe verwijdering opnieuw wordt toegepast als een oude back-up wordt teruggezet.
Lees de toelichting
Registreer het besluit, de uitvoeringsdatum en een controle van de uitvoering zonder de vernietigde medische inhoud opnieuw over te nemen in een werkbestand. Deze werkwijze helpt aantoonbaar te handelen, maar vervangt de beoordeling van bijzondere dossierregels niet.
Wat moet in ieder geval zijn geregeld?
Bepaal welk dossierregime geldt
Controleer de datum van de laatste wijziging
Onderbouw afwijkende of langere bewaring
Richt een afzonderlijke route voor vernietigingsverzoeken in
Controleer kopieën, archief en back-upafspraken
Leg besluit en uitvoering vast
Deze uitleg is algemeen en vervangt geen beoordeling van uw specifieke organisatie, wettelijke positie, verwerking of incident.