AI-geletterdheid in onboarding: wat regelt u?

Maak een korte taakkaart met toegestane toepassing, gegevenssoorten, controle en contactpersoon. Voor een projectassistent kan daarop staan dat AI helpt conceptagenda’s opstellen met projectinformatie uit een afgesproken omgeving. Voeg ook een grens toe: geen personeelsgesprekken of klantdossiers invoeren zonder afzonderlijke beoordeling. Zo weet de medewerker welk gebruik daadwerkelijk is afgestemd. Een lijst met alleen productnamen laat die grens meestal niet zien.

Stem de taakkaart af met IT. Een licentie kan meer functies beschikbaar maken dan de functie nodig heeft, zoals koppelingen met bestanden of automatische vergadersamenvattingen. Controleer instellingen en toegangsrechten voordat de medewerker start. Leg vast waar een ontbrekende voorziening wordt gemeld. Anders kan een medewerker een persoonlijke tool gebruiken om een taak af te krijgen, terwijl het eigenlijke probleem een nog niet ingericht werkaccount is.

Laat in de eigen werkomgeving zien hoe iemand het juiste account herkent, toegestane toepassingen vindt en een concept opslaat. Bespreek welke informatie vertrouwelijk is en waarom gegevens niet zomaar naar een andere tool mogen worden gekopieerd. Geef één duidelijke route voor vragen, ook als meerdere deskundigen achter die route samenwerken. Een nieuwe collega hoeft niet eerst het verschil tussen juridische, privacy- en beveiligingsvragen te kunnen bepalen.

Gebruik een korte terugverteloefening: laat de medewerker in eigen woorden uitleggen welke taak hij mag uitvoeren, wat hij controleert en wat hij doet bij twijfel. Dat is een manier om misverstanden in de uitleg te vinden. Maak hiervan geen algemene wettelijke kennistoets. Artikel 4 gaat over maatregelen die kennisontwikkeling ondersteunen; uw onboardingprocedure is een praktische invulling die op het werk moet aansluiten.

De tabel is opzij te schuiven.

Illustratief voorbeeld: een nieuwe klantadviseur moet een ingewikkelde e-mail begrijpelijker maken. Het oefenbericht bevat een gefingeerd klantnummer, een gezondheidsdetail en een verzoek om een uitzonderlijke vergoeding. De medewerker bepaalt welke informatie nodig is, gebruikt de afgesproken omgeving en controleert het concept. AI heeft een vergoeding toegezegd die niet in de bron staat. De medewerker verwijdert de toezegging en legt de inhoudelijke vraag voor aan een bevoegde collega.

Bespreek vooral de afweging. Waarom was een gegeven overbodig? Welke bron was leidend? Wanneer werd hulp ingeschakeld? Wie alleen een voorbeeldprompt nadoet, leert de achterliggende grens onvoldoende kennen. Bewaar eventueel een leeg oefensjabloon en de verbeterde instructie. Het is meestal niet nodig om alle individuele antwoorden langdurig te bewaren; bepaal welke informatie helpt bij begeleiding en beperk toegang tot die informatie.

Spreek met de begeleider af welk onderdeel wordt beoordeeld: bijvoorbeeld gegevenskeuze en feitelijke juistheid van een conceptantwoord. Reserveer daar tijd voor. Als de productieplanning alleen snelheid beloont, ontstaat druk om controle over te slaan. Vraag na de taak wat onduidelijk was in de instructie. Een terugkerende vraag over toegang of broninformatie is mogelijk een procesprobleem dat het hele team raakt.

Neem ook afwezigheid mee. Als de vaste begeleider niet beschikbaar is, moet de medewerker weten welke taken kunnen wachten en welke alternatieve route bestaat. Geef nieuwe medewerkers niet stilzwijgend verantwoordelijkheid voor besluiten waarvoor zij geen bevoegdheid hebben. Ervaring met AI thuis zegt weinig over klantvoorwaarden, sectorregels of interne mandaten. Zelfstandig werken kan per taak worden afgesproken, zonder iemand algemeen als volledig AI-vaardig te bestempelen.

Een medewerker die eerst openbare teksten herschreef, kan later personeelsinformatie verwerken of klantbesluiten voorbereiden. Pas dan de taakkaart, rechten en begeleiding aan. Controleer bij tijdelijke krachten welke organisatie de instructie verzorgt en wie aanspreekpunt blijft. De afspraken moeten praktisch bereikbaar zijn in hun werkcontext. Een contractuele verwijzing naar algemeen beleid helpt niet als iemand de actuele instructie niet kan openen.

Houd de onboardingmaterialen centraal bij met een eigenaar en versiedatum. Werk ze bij wanneer tools, instellingen of interne grenzen veranderen. Bespreek open vragen met HR en de betrokken teams en gebruik die om de introductie te verbeteren. Online oefeningen maken het mogelijk dezelfde werksituaties met verspreide teams te bespreken. Bij vertrek hoort bovendien een overdracht van werkdocumenten en beëindiging van toegang volgens uw reguliere proces.